چهار راهی که در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام دهیم

چهار راهی که در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام دهیم

آیا تا به حال پیش آمده که از یک روز کاری 12 ساعته خسته شده  باشید، اما حس کنید که باوجود 12 ساعت کار هنوز به اندازه کافی مولد نیستید؟ ما روزهای خود را صرف تلاش به اتمام رساندن لیست کارهای خود می‌کنیم و هنوز هم احساس می‌کنیم که به اندازه کافی کار نکرده ایم، یا بدتر از آن، کارآمد نبوده‌ایم.

چگونه می توانیم راهی پیدا کنیم که احساس کنیم بهره وری بیشتری داریم؟

واقعیت سرگرم کننده

 96٪ درصد افراد  بعد از بیدار شدن از خواب شبانگاهی تا یک ساعت مدام گوشی خود را چک می کنند (61٪ از افراد در 5 دقیقه اول نگاهی به گوشی خود می‌اندازند).

اگرچه ممکن است اینکار بی‌ضرر به نظر برسد، اما بررسی تلفن همراه به عنوان اولین کار بعد از باز کردن چشمانمان باعث خستگی و انفعال ما در کل روز خواهد بود.

در مورد آن فکر کنید:

اگر اولین کاری که هنگام بیرون آمدن از رختخواب انجام می دهید باز کردن ایمیل، خواندن متن یا گوش دادن به پیامهای صوتی است، در واقع خود را در جایگاه دوم قرار داده اید . هیچ خبری چه خوب، چه بد، در انتظار شما نیست ، این شما  هستید که به دیگران اجازه می‌دهید تا مود روز شما را تنظیم کنند.

این امر بر بهره‌وری و روحیه ما تأثیر ناگزیری می‌گذارد و خود ما مقصر آن هستیم .

ما بیشتر وقتمان را فقط به این فکر می‌گذرانم که چگونه می‌توانیم از راه‌هایی که احساس کنترل و خوب بودن دارند، بازده بیشتری داشته باشیم. طی سه سال گذشته، من با افراد زیادی در زمینه‌‌های مختلف مصاحبه کرده‌ام تا بفهمم چگونه می‌توانیم روزهای خود را به طوری فعالانه تنظیم کنیم تا از آنها بیشتر بهره ببریم.

از طریق این مصاحبه‌ها، من بارها و بارها شنیده‌ام که شما نمی‌توانید اجازه دهید اولویت‌های دیگران روند روز شما را تعیین کنند. بلکه باید درمورد نحوه بیدار شدن‌، سازماندهی وقت و کار متناسب با برنامه خود آگاه باشید.

 در این مقاله چهار نکته از سوی افرادی که بهره‌وری بالایی دارند مطرح شده است:

1) مهمترین کار، خود را با کرونوتیپ ( هماهنگی سطح انرژی بدن با ساعت بدن ) خود هماهنگ کنید.

کرونوتیپ شما به نوعی "ساعت بدن شما" است و به چرخه خواب و بیداری 24 ساعته طبیعی که همه ما تجربه می‌کنیم اشاره دارد. همه افراد یک کرونوتیپ منحصر به فرد دارند که روی فراز فرودهایی که در طول روز احساس می‌کنند  تأثیر می‌گذارد.

مطابق با بررسی‌ها، حدود 10٪ از مردم صبح‌ها بیشترین انرژی را دارند. در طرف دیگر طیف 20٪ از جمعیت مثل‌ جغدها هستند و بهترین بهره‌وری خود را در شب دارند. بیشتر ما حد وسط هستیم، اوج هوشیاریمان را قبل از ظهر و کم شدن انرژیمان را بعد از ناهار و ورزش و در اواخر بعد از ظهر تجربه می کنیم.

دن پینک ، نویسنده کتاب When: The Secret Secrets of Perfect Timing ، به من گفت که توجه به نوشتن و ساختاربندی وظایف برای زمانی که در حالت بیشترین انرژی و هوشیاری هستیم می تواند به شما کمک کند تا کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتری انجام دهید.

او به من گفت: "در روزهایی كه قصد نوشتن دارم، صبح‌ها وقتی بیشتر هوشیار هستم این كار را می‌كنم من برای خودم تعدادی کلمه مشخص کرده‌ام و تا وقتی که به آن نرسم، کار دیگری انجام نمی‌دهم. هیچگاه تلفنم را با خود به دفتر نمی‌آورم و ایمیل‌هایم را باز نمی‌کنم.  بعد از اینکه به هدفی که مشخص کرده‌ام رسیدم، برای انجام کارهای دیگر آزاد هستم. " پینک با استفاده از صبح‌های خود برای کارهای عمیق و متمرکز - و جلوگیری از حواس پرتی‌ها - از انرژی صبحگاهی کاملاً استفاده می کند. او وقتی بعد از ظهر دچار افت انرژی می‌شود، تمایل دارد به کارهای ساده‌تری برسد.

 "من آن زمان را صرف پاسخ به نامه‌های الکترونیکی، پرونده‌های کاری و اسکن آنها خواهم کرد سپس، هنگامی که موج دوم انرژی را از دست می‌دهم، ساعت سه یا چهار متوقف می‌شوم و کارهایی را انجام می‌دهم که نیازی به تمرکز و هوشیاری ندارند، مانند مصاحبه‌ها. در این مدت، احساس عقب بودن نمی کنم  و برای خلق ایده‌هایم خلاقیت بیشتری دارم. نتیجه پایبند بودن به این برنامه،باعث شد تا آخرین کتابم به موقع به ناشرانش ارسال شود."

نکته حرفه ای:  برای آنکه روز کاری بهتری را آغاز کنید، فرآیند تغییر ساختار روز خود را با ارزیابی کرونوتیپ خود شروع کنید. کاری را که به شدیدترین قدرت مغز شما نیاز دارد با اوج انرژی خود هماهنگ کنید.

2) روز خود را از شب قبل برنامه ریزی کنید.

یک روز پربار به یکباره اتفاق نمی‌افتد و نیاز به برنامه‌ریزی دارد. هنگامی که آنچه که قصد انجامش را داریم را یادداشت می کنیم ( اینکه چه زمانی و کجا قصد انجام آن را داریم ) به احتمال بسیار زیاد می‌توانیم به اهداف خود برسیم.

مشاور بهره‌وری اجرایی گوگل، لورا مای مارتین، به من گفت که او روز خود را  از قبل برنامه‌ریزی می‌کند. برای شروع، او سه اولویت اصلی خود را در الگوی طرح روزانه که ایجاد کرد، یادداشت می کند.  اولویت اول، این مقاله می گوید ،"  تا زمانی که مشغول انجام یک کار هستید، هر چیزی مربوط به کارهای دیگر باعث حواس پرتی است. بنابراین ، اولویت اول همان چیزی است که من باید انجام دهم."

سپس او از همان الگو برای برنامه ریزی روز خود  به ترتیب و ساعت به ساعت استفاده می کند. "حتی نوشتن اینکه من قصد دارم بین 7 صبح تا 8 صبح کار کنم، احتمال انجام این کار را بیشتر می کند." راهکار  مارتین همچنین شامل مواردی است که وی از آنها به عنوان "میان وعده در اندازه گیری" یاد می‌کند، وظایفی که می تواند در بین جلسات انجام دهد زیرا فقط به چند دقیقه وقت نیاز دارد، مانند برقراری تماس تلفنی یا پاسخ به ایمیل‌ها.

3) تشریفات مختلفی را برای انواع مختلف کارها تدوین کنید.

تعمق درمورد اینکه از کجا کار می‌کنید راه دیگری برای افزودن ساختار به روز شماست. کاری که استاد دانشگاه جورج‌تاون و نویسنده کتاب کار عمیق (Deep Work)، کال نیوپورت انجام می‌دهد را در نظر بگیرید و عمدا مکان‌های مختلفی را با انواع مختلف کارها مرتبط کنید.

نیوپورت توضیح می دهد: "هنگامی که می‌خواهم روی اثبات نظریه علوم کامپیوتر کار کنم ، مکان‌های مشخصی برای آن دارم به طور مثال این مکان شامل مسیرهای مختلف پیاده روی در اطراف شهر است.

اما هنگام نوشتن، متوجه می‌شوید که نیوپورت به روشی کاملاً متفاوت به این موضوع می‌پردازد. " من برای خانه‌ام، یک میز و کتابخانه درست کرده‌ام که یادآور جداول کتابخانه دانشگاهی است که قبلاً در دوره کارشناسی در آنجا کار می‌کردم. لامپ‌های کتابخانه‌ای برنجی در کنار قفسه های کتاب چوبی تیره قرار  دارد. وقتی آنجا می‌نشینم و می‌نویسم، چراغ مستقیمی روی میز می تابد . آنجا فقط من هستم و کامپیوترم. "

به دسته‌‌بندی و اولویت‌های اصلی کاری خود فکر کنید و شروع به ایجاد مناسک برای انجام آنها نمایید. این مراسم ممکن است شامل مکان فیزیکی یا ساعتی از روز باشد که شما کار خاصی را انجام می دهید. به عنوان مثال ، ممکن است ترجیح دهید ایمیل‌های خود را روی بالکن و زیر آفتاب چک کنید  یا  ترجیح بدهید تا تماس‌های تصویری را در اتاق خواب خود برقرار کنید.

نکته حرفه ای: این آداب و رسوم را حداقل برای چند هفته تمرین کنید. عادت به آن زمان‌بر است، اما وقتی این کار را انجام دهید، هرچه بیشتر تمرین کنید راحت‌تر می‌شود و با سرعت بیشتری اتفاق می‌افتد. مغز شما شروع به ارتباط با نشانه‌ها می‌کند - مانند محیط فیزیکی و زمان روز - با انواع خاصی از کار.

4) از پر کردن 100٪ وقت خودداری کنید.

آسان است تصور کنید که مولدترین افراد 100٪ از روز خود را با برنامه پر می‌کنند  با این حال، بیشتر افرادی که با آنها صحبت کرده ام کاملاً عکس این حرف را زده‌اند.

دارن مورف ، مدیر دورکار شرکت GitLab ( بزرگترین شرکت تماماً از راه دور جهان ) به من گفت که پر کردن 100٪ تایم روزانه خطر بزرگی است. "اگر کل روز خود را با جلسات بگذرانید، دیگر جایی برای اتفاقات واقعی برایتان باقی نمی‌گذارد." وقتی در تقویم خود وقت خالی ندارید، فضای کمی برای خودتان در اختیار شما قرار می‌گیرد و لحظاتی برای خلاقیت و ایده‌پردازی و فکر نخواهید داشت.

نکته حرفه ای: یک روز کاملاً پر شده می‌تواند حس نادرست بهره‌وری را به شما القا کند. اگر تقویم شما کامل به نظر می‌رسد، عمداً زمانی را تعیین کنید که هیچ کاری انجام ندهید. می‌توانید از این زمان برای کارهای غیرمنتظره‌ای که در طول روز به وجود می‌آیند استفاده کنید.

بهره‌وری مربوط به چند ساعت کار یا تعداد کارهایی که می توانید از لیست کارهای خود خط بزنید نیست. بلکه مربوط به انجام کاری است که شما برای انجام آن به روشی کارآمد نیاز دارید.